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秘書(shū)接待實(shí)務(wù)案例分析

上司在走廊上聊天

琳達(dá)是梅隆娛樂(lè)(上海)公司市場(chǎng)部經(jīng)理的秘書(shū)。這天上午十點(diǎn)鐘，上海陽(yáng)光文化公司的徐總?cè)缂s準(zhǔn)時(shí)到了。琳達(dá)把客人領(lǐng)到會(huì)客室后，去上司辦公室通知上司，可上司沒(méi)有在辦公室。琳達(dá)出來(lái)一找，發(fā)現(xiàn)上司站在走廊上和公司營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)說(shuō)話。而對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個(gè)選項(xiàng)：

a、對(duì)上海陽(yáng)光文化公司的徐總說(shuō)：“我們經(jīng)理現(xiàn)在不在座位上。按理他應(yīng)在座位上，我再去找一找，如何?”

b、上司正在與公司營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)說(shuō)話，看樣子上司知道預(yù)約的客人到了。為了引起上司的注意，琳達(dá)走上前去悄悄說(shuō)預(yù)約的客人到了。

c、對(duì)正在與公司營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)談話的上司說(shuō)：“不好意思，打斷你們的談話。您預(yù)約的客人已經(jīng)到了。是否還讓他等一會(huì)兒?”

d、對(duì)正在與上司談話的營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)說(shuō)：“不好意思，打斷你們的談話。預(yù)約的客人已經(jīng)到了。你們的談話是否可以等一會(huì)兒再繼續(xù)?”

e、對(duì)上海陽(yáng)光文化公司的徐總說(shuō)：“實(shí)在不好意思，上司有急事不在座位上。如果可以的話，我們另約時(shí)間見(jiàn)面好嗎?”

請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為合適的，并說(shuō)明理由。

答案c

即使是在與公司營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)談話，也要優(yōu)先考慮預(yù)約而來(lái)的客人，所以，必須將客人已到的信息傳遞給上司。當(dāng)然，上司與公司營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)的談話也許就快完了，也許還要稍等一會(huì)兒。但不管怎樣，琳達(dá)還要問(wèn)一下上司的意見(jiàn)。

客人提前到達(dá)

琳達(dá)是斯邁爾機(jī)械(上海)公司總經(jīng)理的秘書(shū)。這天下午2點(diǎn)，江蘇萬(wàn)馬公司江總來(lái)訪。琳達(dá)看了看日程表，上司與江總約好是3點(diǎn)見(jiàn)面，現(xiàn)在對(duì)方提早1小時(shí)到了。上司正在開(kāi)會(huì)，估計(jì)3點(diǎn)左右結(jié)束。于是琳達(dá)與江總進(jìn)行了下面的一段對(duì)話：

a、琳達(dá)：“可能我聽(tīng)錯(cuò)了，聽(tīng)總經(jīng)理說(shuō)你們約好的是3點(diǎn)?”

江總：“實(shí)在不好意思……我記得似乎是2點(diǎn)?！?/p>

b、琳達(dá)：“不知是誰(shuí)弄錯(cuò)了，反正今后注意一些就可以了?！?/p>

江總：“那現(xiàn)在總經(jīng)理正忙著嗎?”

c、琳達(dá)：“實(shí)在不巧，總經(jīng)理正在開(kāi)會(huì)。我去問(wèn)一下他，請(qǐng)您稍等一會(huì)兒，可以嗎?”

江總：“給你添麻煩了!”

d、琳達(dá)：“會(huì)議還有30分鐘左右結(jié)束，您能再等一會(huì)兒?jiǎn)?”

江總：“那我就再等一會(huì)兒吧?！?/p>

e、琳達(dá)：“那這邊請(qǐng)，我?guī)ソ哟?。?/p>

江總：“謝謝!”

請(qǐng)從上面5句話中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。

答案是b。

既然對(duì)方說(shuō)了“實(shí)在不好意思”進(jìn)行了道歉，秘書(shū)就沒(méi)有必要再提醒對(duì)方“今后注意”了，更何況對(duì)方是老總，是上司的客人。

上司在外面預(yù)約的客人

琳達(dá)是聯(lián)合日化(北京)公司銷(xiāo)售部經(jīng)理的秘書(shū)。這天上午，一個(gè)琳達(dá)不認(rèn)識(shí)的客人來(lái)訪。對(duì)方自我介紹，他是琳達(dá)的上司在拜訪客戶時(shí)認(rèn)識(shí)并預(yù)約的客人。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個(gè)選項(xiàng)：

a、對(duì)客人說(shuō)由于是上司外出時(shí)預(yù)約的客人，自己不知道，所以表示道歉。

b、對(duì)客人說(shuō)，自己沒(méi)有聽(tīng)上司說(shuō)過(guò)這事，問(wèn)客人上司是在什么時(shí)候和在哪兒與他預(yù)約的。

c、對(duì)客人說(shuō)等會(huì)兒上司會(huì)打電話回來(lái)，她會(huì)轉(zhuǎn)告他，并問(wèn)對(duì)方是否可以給自己一張名片。

d、上司回公司的時(shí)候，一邊轉(zhuǎn)交客人的名片，一邊介紹來(lái)訪客人的樣子。

e、對(duì)上司說(shuō)，如果在外面預(yù)約了客人能否提前告訴自己?

請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。

答案是b。

上司在外面預(yù)約客人，沒(méi)有告訴秘書(shū)是很正常的。既然是上司預(yù)約的客人，那就沒(méi)有必要問(wèn)對(duì)方上司是在什么時(shí)候和地方預(yù)約他的，給對(duì)方造成一種不信任感。

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