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秘書實(shí)務(wù)案例高葉

【職業(yè)情景】

波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品定貨會(huì)。 參加的有本單位、 外單位的 人員?？偨?jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有 放映機(jī)。 租界放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。 會(huì)議召開的時(shí)間是 8 月 9 日上午十點(diǎn) 整，而資料放映的時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租聘公司，要求租聘公司在 9 日上午 九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。 9 日上午，會(huì)議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張到做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一 看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機(jī)器 已送出。眼看著各地來賓以陸續(xù)進(jìn)廠，劉小姐心急如焚``````

思考題：

1、 假如你是劉小姐，對節(jié)下區(qū)可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理?

2、 假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會(huì)議議程?

3、 向總經(jīng)理報(bào)告后，你還應(yīng)該做些什么?

4、 召開大型會(huì)議前各種準(zhǔn)備工作，包括印象、電子類裝置應(yīng)提前多少時(shí)間安排?

【職業(yè)情景】

一次某地當(dāng)代表大會(huì)的開幕式上，會(huì)務(wù)人員未能按大會(huì)主持人宣布的程序播放國際歌， 雖得到補(bǔ)救，但終是一件憾事，并受到批評。

事情發(fā)生的過程是，會(huì)務(wù)組會(huì)前起草的“大會(huì)開幕式程序(送審稿) ”中列有“奏(或 播放)國際歌”的一項(xiàng)。大會(huì)秘書處一位負(fù)責(zé)人審稿時(shí)，擬把此項(xiàng)放在大會(huì)閉幕式進(jìn)行，于 是把此一項(xiàng)目在開幕式的程序中刪掉了。 后來大會(huì)秘書處主要負(fù)責(zé)人定稿時(shí)， 又把該項(xiàng)圈了 回來。會(huì)務(wù)組的同志憑印象只記住已刪掉奏國際歌此項(xiàng)程序，而對后來又被圈了回來一事， 未家注意，因此對于在大會(huì)上宣布“奏國際歌”時(shí)無法奏出，一時(shí)形成了冷場。幸好會(huì)務(wù)組 長急中生智，立即上臺(tái)揮拍領(lǐng)唱，這樣才圓了場。會(huì)后領(lǐng)導(dǎo)同志捉，這一事故該給予批評， 吸取教訓(xùn)。但在關(guān)鍵時(shí)刻能得到即使不久，這是好的，這一點(diǎn)值得表揚(yáng)。

思考題： 本案例中，會(huì)務(wù)準(zhǔn)備方面存在哪些問題?

【職業(yè)情景】

“時(shí)裝秀 方案 時(shí)裝秀”方案 時(shí)裝秀

某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個(gè)服裝展示會(huì)，推出一批夏季新款時(shí)裝。 秘書小李擬了一個(gè)方案，內(nèi)容如下：

1.會(huì)議名稱：“2002__ 服裝集團(tuán)夏季時(shí)裝秀”。

2.參加會(huì)議人員：上級主管部門領(lǐng)導(dǎo) 2 人;行業(yè)協(xié)會(huì)代表 3 人;全國大中型商場總經(jīng) 理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約 150 人;主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員 20 名。另請模特公司服裝表 演隊(duì)若干人。

3.會(huì)議主持人： __ 集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。

4.會(huì)議時(shí)間：2002 年 5 月 18 日上午 9 點(diǎn) 30 至 11 點(diǎn)。

5.會(huì)議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。 展示會(huì)開幕、上級領(lǐng)導(dǎo)講話。 時(shí)裝表演。展示 活動(dòng)閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。

6.會(huì)議文件：會(huì)議通知、邀請函、請柬。 簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。 服裝集團(tuán)產(chǎn)品 介紹資料。 訂貨意向書、購銷合同

7.會(huì) 址：服裝集團(tuán)小禮堂。

8.會(huì)場布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識(shí)， 上方掛展示會(huì)標(biāo)題橫幅。 設(shè) T 型服裝表演臺(tái)，安排來賓圍繞 就座。 會(huì)場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9.會(huì)議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。 足夠的椅 子。 紀(jì)念品(每人發(fā) _ _ 服裝集團(tuán)生產(chǎn)的 T 恤衫 1 件)

10.會(huì)務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報(bào)到、住宿。 安排交通車 接送來賓。 展示會(huì)后安排工作午餐。 搭

思考題：小李的會(huì)議方案有無改進(jìn)的地方?

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