文秘要塑造較好的文秘形象，照章做事，具有明確的配角意識。文秘的基礎(chǔ)常識有哪些呢?下面是小編給大家?guī)淼奈拿氐幕A(chǔ)常識一覽，希望能夠幫到你喲!

文秘的基礎(chǔ)常識

一、行政文秘是做什么的

行政文秘(或稱行政文員、行政助理)幾乎存在于每一家企業(yè)機(jī)構(gòu)，大到機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，小到可能只有十余人的私企，它是一個企事業(yè)單位不可或缺的組成部分。很多應(yīng)屆畢業(yè)生剛開始從事的都是這類工作。行政文秘是一個看似簡單，實(shí)則很考驗(yàn)人的工作，因?yàn)樗墓ぷ鞣浅６嘣髴?yīng)聘者是個多面手，簡單的說，做這個工作要求人會 “三辦”(辦文、辦會、辦事) ，具體而言包括以下幾點(diǎn)：

· 公文處理

· 接待來訪

· 檔案管理

· 組織會議

· 上傳下達(dá)

有人說行政文秘是“打雜的”，可以這么理解，因?yàn)樗麄円龅墓ぷ鞣浅，嵥?。外面來個人，要去接待;公司招聘，要組織;人員請假，要統(tǒng)計;公司開會，得準(zhǔn)備場地;月底了，還要負(fù)責(zé)發(fā)工資…… 除了這些雜事之外，你可能還要打印復(fù)印、采買辦公用品、甚至打掃衛(wèi)生，當(dāng)然，比較重要的一點(diǎn)是行政文秘要有一定的寫作能力，因?yàn)楣?、領(lǐng)導(dǎo)的演講稿等等都是行政文秘的分內(nèi)之事。

能寫、能跑，能說、能做 ，也許是對行政文秘的最好概括。

二、行政文秘簡歷要展示什么能力

在閱讀簡歷時，應(yīng)聘行政文秘類工作招聘者主要關(guān)注以下幾種能力：

· 基本能力： 事務(wù)處理能力，溝通協(xié)調(diào)能力、整理分析能力，團(tuán)隊合作能力等

· 專業(yè)能力： 掌握公務(wù)文書相關(guān)知識(寫作、傳達(dá)、歸檔等)，熟練使用office辦公軟件

· 專業(yè)學(xué)歷方面： 大多要求大專以上，部分需中文、文秘、行政、管理等相關(guān)專業(yè)

· 性格方面： 細(xì)致認(rèn)真、有親和力、踏實(shí)穩(wěn)重

·其他方面： 英語流利，形象氣質(zhì)佳等

具體到簡歷，需要展示的內(nèi)容主要包括以下幾個方面

· 行政文秘實(shí)習(xí)經(jīng)歷

· 其他實(shí)習(xí)經(jīng)歷

· 校園活動和社會實(shí)踐

· 學(xué)習(xí)背景和培訓(xùn)經(jīng)歷

· 其他信息(語言技能、計算機(jī)技能、簡歷照、愛好特長等)

三、相關(guān)實(shí)習(xí)經(jīng)歷最受關(guān)注

實(shí)習(xí)中這些經(jīng)歷特別看重：

· 處理日常事務(wù)

· 語言/翻譯

· 數(shù)據(jù)處理

· 寫report

具體到每一點(diǎn)，我們以標(biāo)準(zhǔn)簡歷模板為例分析。

如上，處理日常事務(wù)，體現(xiàn)在各個方面，行政文秘實(shí)習(xí)，無非是在做各種雜事，切忌一筆帶過，而是要多用動詞和名詞，把雜事的具體內(nèi)容一點(diǎn)一點(diǎn)寫出來。

想讓招聘者了解你熟練掌握Office辦公軟件?相比在簡歷末尾這樣寫：

像小堂這樣寫招聘者可以更清晰地了解你的辦公軟件水平

同樣，想要證明你的語言/翻譯能力，簡歷中的具體事項可能更有說服力哦：

四、寫好專業(yè)相關(guān)經(jīng)歷，給“行政文秘”加分

行政文秘，是個對專業(yè)限制并不十分嚴(yán)格的工作，因此，不是所有想做行政文秘的人都會有行政文秘的相關(guān)實(shí)習(xí)經(jīng)歷，非相關(guān)專業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生，怎樣才能讓自己的簡歷毫不示弱于相關(guān)專業(yè)學(xué)生呢?不同專業(yè)類型的學(xué)生應(yīng)該怎樣寫自己的實(shí)習(xí)經(jīng)歷呢?

喬布小編在這里主要分兩個方向來分析，寫好其他實(shí)習(xí)經(jīng)歷，一樣可以為你的簡歷加分。

理工科學(xué)生的專業(yè)實(shí)習(xí)

作為一名理工生，本科期間跟行政文秘工作相關(guān)的經(jīng)歷可能不是很多，除了利用校園活動外，想要應(yīng)聘專業(yè)相關(guān)公司的行政文秘，可以強(qiáng)調(diào)自己在專業(yè)實(shí)習(xí)中的突出表現(xiàn)，體現(xiàn)行業(yè)的專業(yè)背景，順便挖掘軟實(shí)力。 理工生應(yīng)聘文秘時，一般考慮的都是相關(guān)專業(yè)企業(yè)的文秘工作，此時，可以適當(dāng)展示自己對于該專業(yè)領(lǐng)域知識的了解，具體可用一些技術(shù)實(shí)習(xí)、項目經(jīng)歷、參賽，甚至課程、成績等。 從小堂的經(jīng)歷可以看出，他的實(shí)習(xí)都是針對本專業(yè)的，這樣在他應(yīng)聘相關(guān)專業(yè)的行政文秘的時候可以顯示他的專業(yè)背景。 畫紅線的部分都是一些事物具體操作的事例，不要小看實(shí)習(xí)中瑣碎的雜事，這些都可以向招聘者展示你的日常事務(wù)處理能力。

五、校園活動和實(shí)踐經(jīng)歷

之前我們說過，行政文秘工作是個對能力有諸多要求但卻比較辛苦的工作，對于實(shí)習(xí)經(jīng)歷不是十分豐富的應(yīng)屆畢業(yè)生來說，校園活動這一塊十分重要，因?yàn)楦黝愋@活動中的那些“雜事”正和行政文秘工作相似。

在眾多校園活動和社會實(shí)踐經(jīng)歷中經(jīng)歷中，想要應(yīng)聘行政文秘工作的應(yīng)屆畢業(yè)生該展示哪些呢?總結(jié)如下：

首先是活動類型，大致分為以下五種：

1. 班團(tuán)干部： 這是能夠體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)能力、溝通能力的經(jīng)歷。

2. 學(xué)生助理： 工作都是一些行政事務(wù)類工作，加分點(diǎn)。

3. 社團(tuán)活動： 所有的社團(tuán)活動都不是毫無意義的，起碼展現(xiàn)了你的交往能力。

4. 大型活動： (辯論、演講、主持等)這些活動可以突出性格、口才等。

5. 社會實(shí)踐活動(志愿者等等)： 社會實(shí)踐活動也是證明自己處事能力的一種手段。

各種能力可以通過不同經(jīng)歷展示：

· 事務(wù)處理能力： 助管、助教、學(xué)生助理、班團(tuán)干部、社團(tuán)組織者

· 公文寫作能力： 校園媒體執(zhí)筆、參加征文比賽、社團(tuán)會議記錄者

· 溝通交往能力： 班團(tuán)干部、社團(tuán)活動成員、志愿者活動、家教

· 語言表達(dá)能力： 主持人、演講比賽、辯論隊

· 組織領(lǐng)導(dǎo)能力： 班團(tuán)干部、社團(tuán)上層、活動組織者

· 人事工作能力： 社團(tuán)招新工作、社團(tuán)人員管理

六、相關(guān)學(xué)習(xí)/培訓(xùn)經(jīng)歷

沒有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)?對于應(yīng)屆畢業(yè)生來講，大量工作經(jīng)驗(yàn)畢竟不太現(xiàn)實(shí)，但是，作為學(xué)生，通過各類學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高自己，讓招聘者了解到你具有相關(guān)知識的培訓(xùn)，一定會給你的簡歷加分。在行政文秘簡歷中，可以寫出的培訓(xùn)主要包括以下幾種：

· 公務(wù)文書培訓(xùn)(寫作能力)

· 秘書培訓(xùn)(各項專業(yè)能力)

· 行政工作培訓(xùn)(專業(yè)能力)

· 人力資源培訓(xùn)(管理能力)

· 會計培訓(xùn)(財務(wù)能力)

·商務(wù)禮儀培訓(xùn)

· 計算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)

七、教育背景

1、院校專業(yè)

根據(jù)招聘信息分析，行政文秘一般要求大專以上學(xué)歷，專業(yè)限制不多，以中文、文秘、行政、管理等專業(yè)畢業(yè)生為佳，若應(yīng)聘者為上述專業(yè)，應(yīng)將學(xué)歷背景放在簡歷前面。 如果不是以上專業(yè)，應(yīng)根據(jù)招聘信息分類考慮情況，比如一個化工專業(yè)的人去應(yīng)聘化工公司，此時可以把學(xué)歷背景放在前面;如果應(yīng)聘的公司和自己的專業(yè)并不相關(guān)，則應(yīng)考慮將專業(yè)背景放在比較靠后的位置。

2、其他內(nèi)容(主修課程、獎學(xué)金等)

對于各種經(jīng)歷都不是特別豐富的應(yīng)屆畢業(yè)生，如果成績優(yōu)秀，除了學(xué)歷專業(yè)，還有一些其他的教育信息可以寫入簡歷中，如，學(xué)習(xí)過與文秘工作相關(guān)課程的，比如公務(wù)文書寫作、商務(wù)禮儀課程等等。 另外，特高績點(diǎn)、各類獎學(xué)金、優(yōu)秀畢業(yè)生等也是有一定加分作用的東西。

八、招聘方還需要看到的其他信息

1、語言能力

一般來說，行政文秘要求講話流利明白，因此，普通話應(yīng)該清晰標(biāo)準(zhǔn)。 另外，由于要跟人打交道，方言區(qū)工作的人，最好掌握當(dāng)?shù)胤窖?，這部分可在簡歷語言相關(guān)部分寫出。比如：粵語日常交流無障礙。如果有一定的外語水平，可適當(dāng)書寫。 翻譯工作、外語證書、掌握方言等都可以展示應(yīng)聘者的語言能力。

2、計算機(jī)及辦公設(shè)備使用能力

對于一名行政文秘人員， Office辦公軟件是其必須掌握的軟件，且應(yīng)達(dá)到精通的程度，因?yàn)閷懝囊玫絯ord，整理檔案要用到excel、會議展示要用到PPT。除此之外，photoshop、會聲會影等圖像視頻處理軟件也可以寫出來。

另外，對于辦公設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真、掃描儀)都要熟練使用，具體可以寫到實(shí)習(xí)經(jīng)歷中。

3、形象(簡歷照)

由于文秘大多要與人打交道，對外接待、出席會議等工作時更是直接代表公司的形象，因此對外貌有一定要求。文秘招聘信息中，一般有關(guān)于形象的要求，但這種要求并不是所謂國色天香、玉樹臨風(fēng)，而是端莊、整潔、大方。因此，一張簡歷照也成為行政文秘簡歷中不可或缺的部分。

4、特長愛好

古話說“人無癖，不可與交”，經(jīng)常要與人打交道的行政文秘，有一些特長愛好，除了可以增加和人交流的機(jī)會外，還能在一些關(guān)鍵的活動上派上用場。攝影這種百搭的寫上去很好，登山、游泳等運(yùn)動類的很不錯，唱歌、跳舞等才藝類，也會給你的簡歷加分的。另外，如果你會駕駛的話，一定要寫在簡歷上，因?yàn)樾姓拿毓ぷ饔袝r需要駕駛。

生活秘書工作職責(zé)

1、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)抓好教學(xué)辦公用品的供應(yīng)與發(fā)放工作,監(jiān)督辦公費(fèi)用的使用情況。

2、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)、班主任抓好勞動衛(wèi)生工作。

3、負(fù)責(zé)院辦公室必須設(shè)施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設(shè)施、黑板等的維修和電話管理工作。為保證正常的`教學(xué)秩序作好物質(zhì)保證。

4、負(fù)責(zé)全院教職工的考勤與學(xué)生考勤的匯總工作。

5、協(xié)助院工會作好全院教職工的福利工作。

6、協(xié)助院長用好院基金的使用管理工作,所有經(jīng)費(fèi)的支付與回收工作。

7、作好教職工的生活服務(wù)工作如準(zhǔn)備好開水、洗手水、內(nèi)務(wù)整理等。

8、作好院資料室的收發(fā)與報刊雜志的征訂工作。

9、完成院安排的臨時性工作。

文秘優(yōu)秀簡歷

個人信息

__

性別:女

民族:漢政治面目:團(tuán)員

學(xué)歷(學(xué)位):大專專業(yè):公關(guān)文秘

教育背景

畢業(yè)院校:__大學(xué)中文系

所學(xué)課程:秘書學(xué)、文秘寫作、公關(guān)實(shí)務(wù)、談判學(xué)、人際心理學(xué)、公共關(guān)系、公關(guān)語言、應(yīng)用寫作、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、哲學(xué)、外國文化史、檔案管理學(xué)、中國文化史等。

聯(lián)系電話：

工作經(jīng)歷

20__年__月——20__年__月__公司

前臺接待在此期間工作認(rèn)真負(fù)責(zé),深受領(lǐng)導(dǎo)和同事的好評

20__年__月至今__公司

辦公室秘書

負(fù)責(zé)文檔管理工作/文書寫作、文件打印等/機(jī)票、酒店預(yù)訂及其他外聯(lián)工作/協(xié)助負(fù)責(zé)人進(jìn)行重要日程安排/協(xié)調(diào)同其他各部門的關(guān)系,做好溝通工作/收發(fā)來往信件,定購辦公用品及其他辦公事務(wù)

個人簡介

多年的行政工作,使我深深體會到秘書工作的重要性,更喜愛上了這個工作。這是一個需要更多責(zé)任心和細(xì)心去完成的工作。我使用五筆字型的中文錄入速度每分鐘100字以上;英語的聽、說、讀、寫能力達(dá)到四級水平(目前正在進(jìn)修行政管理本科學(xué)歷);較擅于進(jìn)行社交活動,更有組織各種文藝活動的經(jīng)驗(yàn);能夠熟練的運(yùn)用Microsoft Office(如:Word、Excel、Exchange、PhotoEditer、Powerpoint、Frontpage、Ulead Iphoto Express等)的各種功能進(jìn)行高效的辦公室日常工作。本人工作認(rèn)真、負(fù)責(zé)一絲不茍、且具有很強(qiáng)的責(zé)任心和進(jìn)取心。

業(yè)余愛好

愛好廣泛,是公司的文藝骨干,性格踏實(shí)肯干,工作認(rèn)真,責(zé)任心極強(qiáng)。

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