職業(yè)秘書(shū)文書(shū)寫(xiě)作首先是學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)優(yōu)秀應(yīng)用文體的結(jié)構(gòu)。下面是學(xué)習(xí)啦小編為您精心整理的文秘之公文寫(xiě)作理論范本。

　　篇一

　　公文的分類

　　公文從不同的角度，按不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以劃分出不同的類型。

　　(一)按行文方向，可分為上行文、下行文、平行文

　　上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)。

　　下行文是指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，如決議、決定、命令(令)、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、批復(fù)、紀(jì)要。

　　平行文是指同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，如議案、意見(jiàn)、函等。如人民日?qǐng)?bào)社要與北京市政府商洽辦理事情，由于相互沒(méi)有隸屬關(guān)系，在這種情況下，既不能用上行文，更不能用下行文，只能用平行文，可發(fā)商洽函、請(qǐng)求函等。值得注意的是，意見(jiàn)根據(jù)其內(nèi)容，既可作為上行文、下行文，也可作為平行文。

　　(二)按時(shí)限要求，可分為特急公文、加急公文、常規(guī)公文

　　公文內(nèi)容有時(shí)限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和加急兩種。緊急公文應(yīng)隨到隨辦，時(shí)限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快。隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)公文的時(shí)效要求越來(lái)越高，即使常規(guī)公文，也應(yīng)隨到隨辦，以提高辦文效率。

　　(三)按機(jī)密程度，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文 絕密、機(jī)密、秘密公文又稱保密文件，是指內(nèi)容涉及黨和國(guó)家的機(jī)密，需要控制知密范圍和知密對(duì)象、規(guī)定保密時(shí)限的公文。公文的密級(jí)越高，傳達(dá)、閱辦、保管的要求也越嚴(yán)。其中：

　　絕密公文是秘密等級(jí)最高的文件，它反映的通常是黨和國(guó)家的核心秘密。如果失密，將會(huì)對(duì)黨和國(guó)家造成特別重大損失。

　　機(jī)密公文是秘密等級(jí)較高的文件，它反映的通常是黨和國(guó)家的重要秘密。如果失密，將會(huì)對(duì)黨和國(guó)家造成重大損失。

　　秘密公文是標(biāo)有秘密等級(jí)公文中，密級(jí)最低的文件，它反映的通常是黨和國(guó)家的一般秘密，但其內(nèi)容也不允許泄密。

　　需要注意的是，公文密級(jí)的劃分和保密時(shí)限的確定要十分慎重，應(yīng)按照《保密法》的有關(guān)規(guī)定，力求準(zhǔn)確、恰當(dāng)，而不能隨心所欲，想定什么就定什么。

　　來(lái)不涉密的若定了密，文件一旦丟失，就會(huì)按失密來(lái)對(duì)待。反過(guò)來(lái)，該定密的卻不定密，或者該定機(jī)密的定成了秘密，一旦泄密，會(huì)對(duì)黨和國(guó)家的事業(yè)造成損失。

　　普通公文也稱非保密文件。但普通公文并非任何人都可以傳閱。因此，要防止隨意擴(kuò)大公文發(fā)文范圍。即使有些需要通過(guò)傳播工具向社會(huì)公布周知的，也應(yīng)注意內(nèi)外有別，把握傳播的時(shí)機(jī)。

　　從廣義上講，除上述常用公文種類外，公文還應(yīng)包括法律性、規(guī)章性、政策性公文的條例、規(guī)定、細(xì)則、辦法，事務(wù)性公文的計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、述職報(bào)告、會(huì)議記錄、大事記、電話記錄等公文種類。需要注意的是，這些公文如要行文，通常要用法定公文文種予以公布、印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)。如法規(guī)性、規(guī)章性公文，要由權(quán)力機(jī)關(guān)用公告文種公布或發(fā)布，或由行政機(jī)關(guān)用令的形式公布。

　　篇二

　　正確使用文種

　　能否正確選用文種，事關(guān)黨政機(jī)關(guān)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性問(wèn)題。應(yīng)正確認(rèn)識(shí)文種在公文中的重要地位、作用，掌握文種的含義、適用范圍、基本屬性和特征，以及各文種之間的相互關(guān)系，嚴(yán)格按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中的規(guī)定和要求正確選用文種。否則，可能會(huì)錯(cuò)誤使用公文，或者給收文機(jī)關(guān)的公文處理工作帶來(lái)很多麻煩與不便。

　　(一)依據(jù)法規(guī)的規(guī)定和要求正確選用文種

　　《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》是法規(guī)性文件，對(duì)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性和普遍約束力。起草公文時(shí)不得隨意使用《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定以外的文種(如方案、計(jì)劃、要點(diǎn)、總結(jié)、綱要、建議、答復(fù)等)。

　　(二)依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職能權(quán)限正確選用文種

　　從《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》所列的15個(gè)文種的適用范圍可以看出，選用何種文種行文是有條件的，要與發(fā)文機(jī)關(guān)的地位和職能權(quán)限相符，切不可亂用，不可超越職權(quán)。例如，公告雖屬于告知性的名稱，但這個(gè)“公”字包含代表黨和國(guó)家的意思，也就是只有黨和國(guó)家才有資格使用它，而目前那些令人眼花繚亂的“招生公告”、“招干公告”、“征訂公告”、“開(kāi)業(yè)公告”等，它們的作者或發(fā)文單位(如報(bào)社、雜志社、出版社、商店、學(xué)校等)無(wú)權(quán)代表國(guó)家，不能隨便亂用“公告”。

　　(三)依據(jù)行文隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系正確選用文種

　　一個(gè)機(jī)關(guān)在發(fā)文時(shí)使用什么文種由其所處的組織系統(tǒng)決定，在其所處的組織系統(tǒng)內(nèi)又由隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系及職權(quán)范圍決定。行文關(guān)系決定著行文方向，行文方向決定著文種選擇和使用。黨政機(jī)關(guān)之間的關(guān)系可分為四種類型：一是同一組織系統(tǒng)中上下級(jí)之間屬于領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，如黨的系統(tǒng)中的中共中央與各省(區(qū)、市)黨委，政府系統(tǒng)中的國(guó)務(wù)院與各省(區(qū)、市)人民政府;二是同一組織系統(tǒng)中的上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門與下級(jí)主管業(yè)務(wù)部門之間的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系，如中共中央組織部與各省(區(qū)、市)黨委組織部，教育部與各省(區(qū)、市)教育廳;三是同一組織系統(tǒng)中同級(jí)機(jī)關(guān)之間的平行關(guān)系，如黨的系統(tǒng)中同級(jí)組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)等部門之間，政府系統(tǒng)中的財(cái)政、教育、公安等部門之間;四是非同一系統(tǒng)中的機(jī)關(guān)之間(級(jí)別相當(dāng))的不相隸屬關(guān)系，如地方黨委工作部門與地方政府組成部門之間。以上所列的四種類型的機(jī)關(guān)之間由于工作需要相互行文，構(gòu)成了一定的行文主體與受體之間的行文關(guān)系、行文走向。如：一個(gè)地方黨委擬行文請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，主送機(jī)關(guān)必須是有隸屬關(guān)系的上級(jí)黨的機(jī)關(guān)，應(yīng)該使用上行文的請(qǐng)示;若是上級(jí)機(jī)關(guān)向有隸屬關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，行文方向是下行文，應(yīng)當(dāng)選擇通知、意見(jiàn)、決定、決議、通報(bào)等文種。屬于平級(jí)機(jī)關(guān)或無(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間行文，主要選用函。

　　(四)依據(jù)行文的目的、要求正確選用文種

　　根據(jù)行文的目的、要求來(lái)選擇文種，就是在同類的公文種類中，選取有助于實(shí)現(xiàn)行文目的、要求的文種。具體地說(shuō)，行文目的是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作的，如按中央的要求，每年地方黨委、政府要向上一級(jí)黨委、政府匯報(bào)計(jì)生工作、黨風(fēng)廉政建設(shè)的情況，應(yīng)選用報(bào)告;行文目的是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示、幫助和支持的，應(yīng)選用請(qǐng)示;行文目的為了推動(dòng)、指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)工作的，應(yīng)選用意見(jiàn)或通知(指示性通知);行文目的是就某一重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法的，應(yīng)選用意見(jiàn);行政機(jī)關(guān)向同級(jí)人大常委會(huì)行文的目的是審議通過(guò)人事任免案的，就應(yīng)選用議案。

　　(五)按照文種的適用對(duì)象正確選用文種

　　公文文種，既有黨政機(jī)關(guān)通用的，也有屬于各自專用的?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中所列的公文文種有15個(gè)，其中通用的文種有10個(gè)：決定、公報(bào)、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、紀(jì)要;黨的機(jī)關(guān)一般不使用命令(令)、公告、通告、議案這4個(gè)文種;行政機(jī)關(guān)一般不使用決議這個(gè)文種。

　　(六)按照層級(jí)的不同正確選用文種

　　有的文種適用范圍雖然沒(méi)有明確規(guī)定由哪一級(jí)使用，但有一個(gè)使用層級(jí)問(wèn)題。如公報(bào)的種類有會(huì)議公報(bào)、聯(lián)合公報(bào)、統(tǒng)計(jì)公報(bào)、環(huán)境公報(bào)等。會(huì)議公報(bào)的發(fā)布機(jī)關(guān)屬于黨的全國(guó)代表大會(huì)及其中央委員會(huì)，規(guī)格高，黨的其他機(jī)關(guān)和組織都不宜使用這個(gè)文種;聯(lián)合公報(bào)的內(nèi)容反映的是兩個(gè)國(guó)家的外交事宜，層級(jí)高;統(tǒng)計(jì)公報(bào)、環(huán)境公報(bào)等一般由國(guó)家或省(區(qū)、市)有關(guān)職能部門發(fā)布，層級(jí)也較高。

　　(七)按照公文內(nèi)容的差異正確選用文種

　　擬制公文選擇文種時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)好像這個(gè)文種也行那個(gè)文種也可以的現(xiàn)象。如通過(guò)會(huì)議作出的有關(guān)某一重要事項(xiàng)的決策時(shí)，是用決定還是用決議?我們知道，決議適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)，而決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。那么，在這種情況下，需要綜合分析，慎重選用，從公文內(nèi)容上進(jìn)行分析判斷，如果公文的內(nèi)容涉及面比較廣泛、全面，是全方位并帶有指導(dǎo)性的，應(yīng)選用決議行文;如果公文內(nèi)容集中、直接、具體，針對(duì)性較強(qiáng)并帶有指導(dǎo)性的，則應(yīng)選用決定行文。

　　(八)按照約定俗成的文種使用習(xí)慣、做法來(lái)選用文種

　　有時(shí)應(yīng)用以上幾點(diǎn)依據(jù)、要求還不能最后確定文種，就要按照以往約定俗成的文種使用習(xí)慣、做法來(lái)選用文種。例如，某黨的機(jī)關(guān)或行政機(jī)關(guān)擬表彰某些集體和個(gè)人，《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定中的命令(令)、決定、通報(bào)這3個(gè)文種都可用于嘉獎(jiǎng)、表彰，到底選用哪個(gè)文種?在這種情況下，應(yīng)著眼表彰對(duì)象的性質(zhì)、種類、級(jí)別、公示范圍及社會(huì)影響度等具體情況來(lái)考量，同時(shí)結(jié)合長(zhǎng)期以來(lái)本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)、本單位文種使用的習(xí)慣，恰當(dāng)?shù)剡x用相應(yīng)的文種。例如，在全國(guó)范圍內(nèi)表彰勞模，一般都選用決定這個(gè)文種行文;省(區(qū)、市)黨委辦公廳(室)系統(tǒng)表彰業(yè)務(wù)工作先進(jìn)單位和工作者，長(zhǎng)期以來(lái)使用通報(bào)這個(gè)文種。

　　總之，選用文種應(yīng)慎重，不可隨意而為。只有熟悉各個(gè)文種的性質(zhì)、適用范圍，切實(shí)把握各個(gè)文種的內(nèi)涵與外延，按照發(fā)文機(jī)關(guān)的職能權(quán)限、隸屬關(guān)系和行文目的、要求，才能準(zhǔn)確無(wú)誤地選好用好文種，充分發(fā)揮公文效用。

　　篇三

　　文種使用上存在的問(wèn)題

　　目前在文種使用上存在諸多問(wèn)題，突出表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　(一)缺少文種

　　一是公文無(wú)標(biāo)題;二是公文標(biāo)題三要素不全，有的公文標(biāo)題只有一個(gè)要素，即事由。

　　(二)使用非法定文種

　　不選用法規(guī)中規(guī)定的文種，而使用總結(jié)、要點(diǎn)、方案、計(jì)劃、安排、綱要、規(guī)劃、建議、答復(fù)等文種，如：《××市××區(qū)人民政府2011年工作總結(jié)》，就犯了把非正式文種當(dāng)正式文種使用的錯(cuò)誤。非正式文種要上報(bào)或下發(fā)時(shí)，應(yīng)從正式文種中尋求一個(gè)文種作為它的載體，承載其行文，大都由“命令(令)”、“通知”(下行時(shí))或“報(bào)告”(上行時(shí))來(lái)?yè)?dān)任。此例的正確寫(xiě)法應(yīng)是：《××市××區(qū)人民政府關(guān)于報(bào)送2011年工作總結(jié)的報(bào)告》，其后則應(yīng)附該單位的《2011年工作總結(jié)》。作為附件上報(bào)的總結(jié)，其格式只有標(biāo)題、正文、落款和日期。

　　(三)文種重疊

　　如請(qǐng)示報(bào)告、意見(jiàn)報(bào)告、請(qǐng)示函等，又如轉(zhuǎn)發(fā)通知類公文，因轉(zhuǎn)發(fā)環(huán)節(jié)多，經(jīng)常出現(xiàn)“通知的通知的通知”。

　　(四)生造文種

　　如情況報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、申請(qǐng)報(bào)告、任免通知、匯報(bào)等，甚至把批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)也拿來(lái)當(dāng)文種使用。

　　(五)文種作為公文標(biāo)題

　　如將函、通知(會(huì)議通知或開(kāi)會(huì)通知)、請(qǐng)示、報(bào)告等作為公文標(biāo)題，違背法規(guī)中有關(guān)標(biāo)題擬制的原則要求。

　　(六)文種混用

　　日常行文的實(shí)踐中此問(wèn)題也較多見(jiàn)，主要表現(xiàn)為請(qǐng)示與報(bào)告不分、決定與決議相混、公告與通告亂用、決議與會(huì)議紀(jì)要等同，等等。

　　(七)錯(cuò)用文種

　　1.拿著“請(qǐng)示”當(dāng)“函”用，即該用“函”申請(qǐng)批準(zhǔn)的卻錯(cuò)誤地使用了“請(qǐng)示”。 如：

　　××市科委關(guān)于追加農(nóng)業(yè)科研基金的請(qǐng)示

　　××市財(cái)政局：

　　為了做好我市“菜籃子工程”的建設(shè)，2011年市財(cái)政局撥給我們農(nóng)業(yè)科研基金80000元人民幣，使我們的研究工作得以順利開(kāi)展，并取得了關(guān)鍵性的成果?，F(xiàn)在研究工作進(jìn)入了后期的試驗(yàn)階段，但經(jīng)費(fèi)已經(jīng)用完。經(jīng)測(cè)算，后期經(jīng)費(fèi)缺口20000元人民幣。為使研究工作順利完成，并把優(yōu)良品種盡快投產(chǎn)，使我市“菜籃子工程”建設(shè)好，滿足全市居民生活需要，盼能滿足我們的要求。

　　以上，請(qǐng)批準(zhǔn)。

　　××市科委

　　××××年××月××日

　　市科委與市財(cái)政局是平級(jí)單位，它們之間不是上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，也不存在上下級(jí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，因此根本不存在要“請(qǐng)示”的問(wèn)題。為什么會(huì)出現(xiàn)上述情況?一是不清楚平行機(jī)關(guān)之間不是上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系;二是出于對(duì)這兩個(gè)文種使用規(guī)范掌握不準(zhǔn);三是明知不對(duì)，不得已而為之，出于無(wú)奈，因?yàn)檫@樣有利于申請(qǐng)事項(xiàng)獲得“綠燈”。日常行文中，確有不少申請(qǐng)事項(xiàng)因使用了函而被收文單位退回的現(xiàn)象，而一旦改用了請(qǐng)示，就會(huì)馬上得到對(duì)方的“恩準(zhǔn)”。

　　2.把“報(bào)告”當(dāng)“請(qǐng)示”用

　　報(bào)告是向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況時(shí)使用的文種。在實(shí)際工作中經(jīng)?？吹揭环N合并使用的文種，如《關(guān)于××××的請(qǐng)示報(bào)告》。實(shí)際上它根本不是報(bào)告，而是請(qǐng)示。由于作者在“請(qǐng)示”的后面又加了“報(bào)告”兩字，結(jié)果把一個(gè)獨(dú)立的請(qǐng)示文種變?yōu)閳?bào)告，拿著“報(bào)告”當(dāng)“請(qǐng)示”用，這就給公文正式文種的使用造成混亂。

　　在“請(qǐng)示”后面加“報(bào)告”，不僅僅是個(gè)文種如何使用的問(wèn)題，它還給上級(jí)機(jī)關(guān)受文后的處理帶來(lái)一定困難。按照行文規(guī)則，上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)報(bào)告一般不作批示，更不需要批復(fù)，但這類行文實(shí)際上是請(qǐng)示，是要求上級(jí)機(jī)關(guān)作出批復(fù)的，這種行為往往會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作帶來(lái)不必要的誤會(huì)和矛盾。