《文秘必備日用公文的基礎(chǔ)知識(shí)》
文秘的主要工作之一是寫(xiě)作，本文為大家提供寫(xiě)作基礎(chǔ)指導(dǎo)，歡迎大家閱讀借鑒。
(一)日用公文的含義、功用、類別
1.含義、性質(zhì)和功用
日用公文，是機(jī)關(guān)辦理公務(wù)的文書(shū)中一些非正式文件的統(tǒng)稱;由’于它是機(jī)關(guān)體系處理日常事務(wù)、日常交流信息的應(yīng)用文體，又被稱為機(jī)關(guān)、日常事務(wù)文書(shū)，與《公文處理辦法》規(guī)定的狹義公文有種.種功用、規(guī)格上的區(qū)別。它主要包括簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、按語(yǔ)、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章、報(bào)表、介紹信、禮儀函電等等。
日用公文，是機(jī)關(guān)辦理日常具體事務(wù)、傳遞信息、聯(lián)系工作、總結(jié)推廣經(jīng)驗(yàn)、處理機(jī)關(guān)之間和機(jī)關(guān)內(nèi)部各種關(guān)系的一種輕便文字工具。它的文種、體制、制發(fā)、效能等，是在機(jī)關(guān)工作實(shí)踐中約定俗成而由機(jī)關(guān)自身確定的，不像正式公務(wù)文書(shū)那樣經(jīng)有關(guān)機(jī)關(guān)用法定文件規(guī)定下來(lái)。因而，它在經(jīng)由法定機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或作為正式文件發(fā)布之前，不具正式公文的法定效能，只在發(fā)放機(jī)關(guān)權(quán)限之內(nèi)有一定的行政效力。如，某機(jī)關(guān)發(fā)生了火災(zāi)，燒毀了車庫(kù)和汽車，立即寫(xiě)份簡(jiǎn)報(bào)給上級(jí)和有關(guān)機(jī)關(guān)，不能等一切調(diào)查清、安頓好再正式寫(xiě)報(bào)告，但這簡(jiǎn)報(bào)不能代替對(duì)整個(gè)火災(zāi)原因、情況、預(yù)后處理的正式報(bào)告，更不能代替購(gòu)車、建庫(kù)的請(qǐng)示;上級(jí)機(jī)關(guān)接到簡(jiǎn)報(bào)，只是“知道了”，可以不批復(fù)，也可以仍作為簡(jiǎn)報(bào)轉(zhuǎn)發(fā)，提請(qǐng)各部門注意防火，但不能代替處分決定或批示，更不能代替對(duì)購(gòu)車、建庫(kù)的批復(fù)或正式行文各單位檢查防火工作。
日用公文的有些文種，像簡(jiǎn)報(bào)等，在某些系統(tǒng)曾經(jīng)被列為正式文件，但也把它們劃歸“參考性”文件而與“指使性”文件相區(qū)別，現(xiàn)仍劃歸日用文書(shū)。
2.類別
日用公文，種類繁多，既無(wú)法定文種，又無(wú)法定分類。我們從寫(xiě)作角度看，現(xiàn)在機(jī)關(guān)應(yīng)用的所有文字材料，大體有三個(gè)類型，每個(gè)類型包含若干種。
(1)文章型：即具有一般篇章結(jié)構(gòu)形式的狹義文章。日常用的有簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議報(bào)告與講話稿等。
(2)條款型：按條款格式結(jié)撰而成的，像機(jī)關(guān)企業(yè)里的規(guī)章制度、公約守則等等。其中章程、條例、規(guī)定是正式文件。
(3)表格型：即，有固定格式的簡(jiǎn)單文字與報(bào)表，多是先印好表格或特定項(xiàng)目，用時(shí)臨時(shí)填寫(xiě)。像統(tǒng)計(jì)表、介紹信、請(qǐng)柬、條據(jù)等等。
現(xiàn)在主要介紹文章型的日用公文，條款型的可參照通用公文寫(xiě)作中的“條例”、“規(guī)定”，這里選一兩種簡(jiǎn)介。
(二)特點(diǎn)
日用公文，作為廣義公文(機(jī)關(guān)應(yīng)用文體)的一種，與狹義的正式的通用公文有區(qū)別、有分工而又相輔相成。它能解決不宜或不必正式行文而又需形諸文字的問(wèn)題，起正式發(fā)文之外的作用。它在廣泛而快速傳布信息方面與新聞文體作用相近，但又不能超出機(jī)關(guān)體系的范圍，有一定的保密性。然而，它在必要的情況下，隨時(shí)可以經(jīng)過(guò)一定手續(xù)而轉(zhuǎn)化為正式公文，或轉(zhuǎn)化為新聞報(bào)道公諸報(bào)端。事物是在比較中存在的，我們?cè)诒日罩锌梢愿玫匕盐杖沼霉牡奶攸c(diǎn)。 1.事務(wù)性和簡(jiǎn)便性 日用公文快速傳遞信息等性能和新聞文體相近。有的文種，如調(diào)查報(bào)告，同時(shí)亦屬新聞文體，除了組織、人事方面或有保密內(nèi)容者以外，也可以在報(bào)刊上公開(kāi)發(fā)表;有的文種，像簡(jiǎn)報(bào)，稍稍改動(dòng)即可以作為消息發(fā)表，大會(huì)開(kāi)幕式的簡(jiǎn)報(bào)往往成為報(bào)上的新聞稿;有的可直接見(jiàn)報(bào)，會(huì)議報(bào)告、講話稿就是，按語(yǔ)可隨主文登報(bào)，亦可改為短評(píng);有的文種，像計(jì)劃、總結(jié)，也可用新聞工具發(fā)表或改作報(bào)道。隨政治透明度的提高，這種情況會(huì)越來(lái)越多。但日用公文總的是與新聞文體不同的，這不同在于它的事務(wù)性，它是用來(lái)辦理機(jī)關(guān)公務(wù)的。
事務(wù)性即辦理公務(wù)這一點(diǎn)，與正式公文相同，其區(qū)別在于它辦的是日常事務(wù)性的公務(wù)，手續(xù)簡(jiǎn)便、輕捷快速，一般不具法定效能;而正式的通用公文處理的是鄭重的大事，有嚴(yán)格的制發(fā)程序，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)人審核簽發(fā)，具有法定效能。
2.定向性與范圍性
新聞是向全社會(huì)發(fā)布的，誰(shuí)接受都可以，甚至可以超越國(guó)界;日用公文雖然有的也可以作為新聞面向全社會(huì)，但它本質(zhì)上是有特定的適用范圍，發(fā)放有定向性。即，每一份都在一定范圍內(nèi)使用，范圍可大到全黨全國(guó)，但還是有范圍;每一份的讀者都是特定的，同時(shí)有它使動(dòng)的目的，不是看了就完。如，一封介紹信，是向特定機(jī)關(guān)介紹特定人員的特定情況，通常是作為機(jī)關(guān)證明所介紹的是何人、任何職、去辦何事、要求給予何種幫助和接待等。它和也是介紹人物的人物通訊不同，和個(gè)人的工作證、身份證也不同，那是隨便給什么人看的，也沒(méi)有附印上什么特定的要求。又如，傳遞信息的簡(jiǎn)報(bào)，有它的發(fā)放范圍和方向目標(biāo)，即，這份簡(jiǎn)報(bào)報(bào)給哪些領(lǐng)導(dǎo)、送到哪些單位，都有明確規(guī)定，打破發(fā)放常規(guī)的要特意注明。它不是發(fā)向全社會(huì)的，如要在報(bào)紙、電臺(tái)發(fā)表，具備公開(kāi)發(fā)表的意義而又無(wú)需保密才行?？傊沼霉牟皇切侣劊词乖谡?wù)公開(kāi)的情況下，也必定有一些不宜或不必在社會(huì)上公之于眾的。 3.參考性和引導(dǎo)性 日用公文，雖然也是辦理公務(wù)的廣義公文，但它與“正式公文”存在不同。首先就是它沒(méi)有通用公文那種法定的權(quán)威性、強(qiáng)制執(zhí)行作用。如，介紹經(jīng)驗(yàn)的簡(jiǎn)報(bào)或總結(jié)，只是供有關(guān)部門參考，得到啟發(fā);領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)可以用來(lái)引導(dǎo)工作向哪里發(fā)展。但是沒(méi)有非要人家照辦不可的效能，不能在檢查工作時(shí)說(shuō)：我們發(fā)了簡(jiǎn)報(bào)，你們?yōu)槭裁床徽辙k!日用公文只具有對(duì)其他單位的引導(dǎo)性，不能要求甲省按乙省的規(guī)劃行事;而對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部只有行政約束力，違背了“服務(wù)公約”、“圖書(shū)借閱辦法”等，跟犯法不同。當(dāng)然，在實(shí)施范圍是不容違背、破壞或執(zhí)行不力的，要受行政批評(píng)、處分，但不一定構(gòu)成法律犯罪，后果構(gòu)成犯罪，那是超出規(guī)章、計(jì)劃之外的責(zé)任事故了。當(dāng)然，也與違法瀆職不同。如，未辦好財(cái)務(wù)手續(xù)就取款辦事或超規(guī)定用車，違背了本單位財(cái)務(wù)制度或用車章程，可以批評(píng)、處罰，但與違法犯罪不同。又如，簡(jiǎn)報(bào)和總結(jié)中反映了誰(shuí)受了批評(píng)和表?yè)P(yáng)，不等于正式的通報(bào)批評(píng)或通報(bào)表?yè)P(yáng)，涉及者不必在填表時(shí)填上受到過(guò)通報(bào)批評(píng)或通報(bào)表?yè)P(yáng)，而“通報(bào)”后與此不同。 4.規(guī)范性與靈活性 日用公文在機(jī)關(guān)應(yīng)用文章中是最為靈活的一種，當(dāng)然，它也有大體的規(guī)范，寫(xiě)什么不像什么是不行的。但它的活動(dòng)余地最大，最易發(fā)揮創(chuàng)造力，而不必死守固定格式，也可不用公文術(shù)語(yǔ)或?qū)ｉT術(shù)語(yǔ)。它最忌“匠氣”，寫(xiě)出來(lái)的千篇一律，像工匠做的器皿、茶杯一樣。像簡(jiǎn)報(bào)，經(jīng)常出甚至天天出，不宜一個(gè)模子，不宜穿一樣靴、戴一種帽;調(diào)查報(bào)告，天南地北、三百六十行，所遇情況千差萬(wàn)別，也不可按譜填詞，像有些單位那樣都寫(xiě)成“十四件大事”的模仿之作;而應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，在格式寫(xiě)法、繁簡(jiǎn)詳略、結(jié)構(gòu)安排、開(kāi)頭結(jié)尾、語(yǔ)言口號(hào)等方面多一些變化，寫(xiě)得活潑生動(dòng)，能讀得下去聽(tīng)得進(jìn)去。
(三)日用公文寫(xiě)作的重要意義
社會(huì)上和機(jī)關(guān)里少數(shù)人不重視日用公文書(shū)寫(xiě)作，是由于偏見(jiàn)和缺乏知識(shí)引起的誤解。日用公文在機(jī)關(guān)應(yīng)用文章?lián)?fù)的治理國(guó)家、管理社會(huì)、推動(dòng)改革的重要任務(wù)中，具有基礎(chǔ)性的無(wú)可替代的作用。它被稱為機(jī)關(guān)工作中“基礎(chǔ)性文書(shū)”，可從以下三個(gè)方面理解：
1.機(jī)關(guān)基礎(chǔ)工作的重要方面
機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)工作是辦事，貫徹決策、處理事務(wù)解決問(wèn)題，在各機(jī)關(guān)之間和機(jī)關(guān)內(nèi)部聯(lián)系、溝通、協(xié)商、調(diào)劑。在完成機(jī)關(guān)基礎(chǔ)工作中，使用的重要工具就是各種日用公文;沒(méi)有它就難以工作。如果寫(xiě)得“少、快、好”，辦事效率就高，就有助于完成好工作;如果馬馬虎虎，拖拖拉拉，用來(lái)扯皮，就會(huì)影響工作效率，造成損失;至于用來(lái)打埋伏、欺上瞞下，就是不正之風(fēng)，要受到懲處。所以要做好工作，必須寫(xiě)好事務(wù)文書(shū)。
2.機(jī)關(guān)決策基礎(chǔ)的組成部分
決策是機(jī)關(guān)的重要職能和工作，但決策正確與否、切實(shí)可行否，決定于決策的基礎(chǔ)。這當(dāng)中，日用公文是提供信息、情況的重要橋梁，還可以作為決策反饋或作為“準(zhǔn)決策”(如正式批準(zhǔn)前的計(jì)劃)，聽(tīng)取意見(jiàn)而據(jù)以調(diào)整決策。只有在調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、快報(bào)等提供的信息、反饋的基礎(chǔ)上，在作為決策步驟的計(jì)劃、總結(jié)等廣泛吸取專家、群眾意見(jiàn)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，才能作出或不斷調(diào)整好科學(xué)決策。當(dāng)然，決策基礎(chǔ)是多方面的，日常事務(wù)文書(shū)是不可缺少的組成部分。
3.機(jī)關(guān)寫(xiě)作基礎(chǔ)的提高階梯
各機(jī)關(guān)在機(jī)關(guān)應(yīng)用文章的寫(xiě)作水平上相差很大，總的說(shuō)是不適應(yīng)改革、發(fā)展的局面。不僅無(wú)用之文成山成災(zāi)，而且因文書(shū)寫(xiě)作不嚴(yán)格、經(jīng)濟(jì)合同不周嚴(yán)而引起的訴訟也時(shí)有所聞。據(jù)在一個(gè)專區(qū)的調(diào)查，縣鄉(xiāng)兩級(jí)文書(shū)寫(xiě)作，合格的只占1/3，根本不合格的占將近1/2。要寫(xiě)好機(jī)關(guān)應(yīng)用文章，除了隨社會(huì)發(fā)展而在形式規(guī)范上改革之外，提高文秘寫(xiě)作水平也十分重要。它要有一般的語(yǔ)文基礎(chǔ)與知識(shí)，更需要寫(xiě)作的實(shí)踐和歷練。剛到機(jī)關(guān)工作，最先和最多寫(xiě)的就是簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告之類，只有寫(xiě)好這些，才能寫(xiě)好正式公文和見(jiàn)報(bào)文章，它是入門和深造的階梯。嚴(yán)肅認(rèn)真地揣摩、寫(xiě)好它，不僅有助提高寫(xiě)作能力，而且可以幫助積累知識(shí)、材料、經(jīng)驗(yàn)，對(duì)全面提高工作能力、領(lǐng)導(dǎo)能力、改進(jìn)機(jī)關(guān)作風(fēng)，意義都是很大的。